Contabilidad Esencial

Depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil

3:00 Tutorial 9.19

La aplicación genera el fichero oficial del depósito con su huella, la memoria, la certificación del acuerdo de la junta y la instancia para la presentación mixta, y los comprueba contra los tests obligatorios del Registro. El presentante firma y envía desde la sede del Colegio de Registradores o desde D2.

Antes de empezar

  • Cuentas anuales ya generadas para el cliente y el ejercicio, con los asientos del ejercicio contabilizados.
  • Balance cuadrado y cliente con NIF o CIF en su ficha.
  • El EFE y el ECPN existen solo en el modelo Normal del PGC. Los modelos abreviado y de pymes llevan Balance, PyG y Memoria.
  • Un presentante abonado al Colegio de Registradores con su certificado: el envío lo firma él, en la sede del Colegio o desde D2.

Paso 1. Abrir las cuentas del cliente

En Operaciones > Contabilidad > Cuentas Anuales, pulsar el icono de ojo Ver detalle de la fila del cliente y ejercicio.

Listado de Cuentas Anuales con la píldora de la columna Registro (1) y el icono Ver detalle (2) recuadrados.
Nota. Con la sociedad marcada como cooperativa, la pestaña se llama Registro de Cooperativas y el depósito sigue la normativa autonómica, no D2.

Paso 2. Revisar la memoria

En la pestaña Memoria, pulsar Editar Memoria, completar las secciones que falten y pulsar Guardar Memoria. Confirmar con Guardar.

Editor de la memoria con la primera sección (1) y el botón Guardar Memoria (2).
Atención. La memoria guardada sustituye a la anterior y las secciones en blanco quedan vacías. Solo se edita con las cuentas en borrador.

Paso 3. Completar el EFE y el ECPN (modelo Normal)

En la pestaña EFE / ECPN, pulsar Recalcular EFE o Editar manualmente.

  1. En Editar EFE / ECPN, cumplimentar los apartados numerados del EFE y la tabla del ECPN.
  2. Pulsar Guardar EFE / ECPN y confirmar con Guardar.
Importante. Los importes guardados sustituyen a los calculados y son los que viajan al fichero del depósito.

Paso 4. Comprobar el semáforo del depósito

En la pestaña Registro Mercantil, leer el semáforo. Cada defecto trae su enlace de corrección; Actualizar repite la verificación.

  1. «Sin incidencias detectadas»: nada que corregir.
  2. «Apto para depósito · N aviso(s) a revisar»: se puede continuar tras revisar los avisos.
  3. «N incidencia(s) bloquea(n) el depósito»: corregirlas antes de seguir.
Pestaña Registro Mercantil con el semáforo (1), el botón Actualizar (2) y la lista de defectos (3).
Nota. La franja superior de la ficha repite el recuento y su enlace Ver qué falta lleva a esta pestaña.

Paso 5. Registrar las fechas de formulación y de junta

En Fechas de formulación y aprobación, indicar las dos fechas y pulsar Guardar fechas.

Formulario de fechas con Fecha de formulación (1), Fecha de aprobación en Junta (2) y Guardar fechas (3).
Importante. La fecha de junta arranca el plazo de un mes para depositar. Si el cliente ya aprobó desde el portal, la fecha registrada se conserva.

Paso 6. Cerrar las cuentas

Al pie de la pestaña Registro Mercantil, pulsar Cerrar las cuentas para el depósito y confirmar con Cerrar las cuentas.

Atención. Cerradas, la memoria, el EFE y el ECPN dejan de ser editables. Devolver a borrador para editarlas revierte el cierre.

Paso 7. Completar los datos del depósito

En el bloque Depósito digital completo, paso 1 Datos del depósito: Registro Mercantil, presentante, vía de presentación, plantilla, órgano de administración, periodo medio de pago y declaración de titular real. Pulsar Guardar datos.

  1. Sin presentantes, darlo de alta en Añadir presentante con su DNI o NIE.
  2. Acciones propias, información medioambiental y auditoría se completan en sus desplegables.
  3. En el paso 2 Documentos del depósito, incorporar en PDF el informe de gestión (obligatorio con balance normal) y los demás documentos. La memoria se incluye sola.
Nota. Los titulares reales salen de la ficha de la empresa. Sin titulares, figuran los administradores.

Paso 8. Generar el fichero del depósito

En el paso 3 Fichero del depósito, pulsar Generar el depósito. El fichero se comprueba contra los tests obligatorios del Registro.

  1. «Supera los tests obligatorios del Registro (Anexo III): listo para presentar»: se puede continuar.
  2. Con tests que no se superan, cada uno trae su referencia y el enlace Corregir. Tras corregir, Generar una versión nueva.
  3. Descargar con Descargar todo o, con un equipo enlazado, Dejar en el equipo: el conector de Windows lo deja en la carpeta de D2.
Importante. Cada versión tiene su huella. Una versión nueva obliga a firmar de nuevo la certificación, porque la cita.

Paso 9. Firmar la certificación del acuerdo

En el paso 4 Certificación del acuerdo firmada, la certificación ya cita la huella del fichero con su código de barras.

  1. Firma manuscrita: Certificación para firmar, firmarla, escanearla e Incorporar la firmada a mano. El cliente también puede descargarla y devolverla firmada desde su portal.
  2. Firma electrónica: con el certificado del cliente custodiado en la aplicación y su autorización, Firmar electrónicamente.
Nota. La firman quienes certifican: el administrador, o el secretario con el visto bueno del presidente. Con dos firmantes, la firma es manuscrita o cada uno con su certificado.

Paso 10. Presentar y registrar el envío

En el paso 5 Envío y calificación, seguir los pasos de la vía elegida: sede del Colegio de Registradores, D2 o presentación mixta. El envío lo firma el presentante con su certificado.

  1. Con el acuse del Registro, indicar su referencia, incorporar el PDF y pulsar Registrar el envío: las cuentas quedan depositadas.
  2. Al recibir la calificación, Registrar la calificación. Con defectos, corregir y generar la subsanación.
Nota. Si D2 genera una huella distinta, anotarla en Certificados y actas para que la certificación la cite.

Paso 11. Vía alternativa: importar en D2

Bajo el depósito digital, el desplegable Vía alternativa: importar en D2 conserva el recorrido anterior: Descargar ZIP para importar en D2, completar el depósito en D2 o LEGALIA y anotar su huella en Certificados y actas.

Pestaña Registro Mercantil con Descargar ZIP para importar en D2 (1) y los bloques Cómo presentar el depósito (2) y Datos que tendrás que cumplimentar en D2 (3).
Nota. Con esta vía, el depósito se deja constar con Marcar como depositada en el Registro Mercantil sin acuse. Reabrir el depósito devuelve las cuentas a Aprobadas.

Resultado

Las cuentas quedan depositadas con el fichero oficial, la certificación firmada y el acuse del Registro guardados en la ficha, y cada versión del depósito con su huella.

Formulario de fechas

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Fecha de formulación (art. 253 LSC) Fecha No Permite avisar de una formulación fuera de plazo.
Fecha de aprobación en Junta (art. 164 LSC) Fecha No Arranca el plazo de un mes para depositar (art. 279 LSC).
Fecha de aprobación en asamblea general Fecha, solo en cooperativas No Sustituye a la fecha de junta.

Problemas frecuentes

«El depósito se genera con las cuentas aprobadas por la junta.»
Las cuentas siguen en borrador. Cerrarlas con Cerrar las cuentas para el depósito y repetir.
«Tests obligatorios del Registro (Anexo III) que no se superan: N»
Pulsar Corregir en cada test, completar el dato y Generar una versión nueva.
«Sin presentantes: añadir abajo el abonado del Colegio.»
Darlo de alta en Añadir presentante con su DNI o NIE.
«Cambios posteriores a la versión N: generar una versión nueva para incorporarlos.»
Se guardaron datos o documentos tras generar. Generar una versión nueva y firmar su certificación.
Botón gris con candado y «El balance no cuadra (Activo ≠ Patrimonio Neto + Pasivo). Corrige los asientos y vuelve a generar.»
Corregir los asientos del ejercicio y volver a generar las cuentas.
«El cliente no tiene NIF/CIF y el Registro lo exige.»
Completar el NIF con el enlace Completar la ficha del cliente.
«No se puede editar la memoria de unas Cuentas Anuales ya aprobadas o depositadas.»
Pulsar Devolver a borrador para editarlas.
«El Estado de Flujos de Efectivo solo aplica con balance normal (modelos normal y mixto).»
La sociedad no es de modelo Normal ni Mixto: no hay pestaña EFE / ECPN.

Continuar con

Consejo
Generar el fichero del depósito antes de imprimir la certificación: la certificación cita la huella de la versión vigente.
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