Gestión de Clientes Importante

Consultar y reenviar los envíos a clientes

2:30 Tutorial 6.18

La Bandeja registra cada correo y aviso que sale hacia un cliente, lo envíe una persona o el sistema, e indica a qué clientes no les llega nada y qué envíos se pueden reenviar.

Antes de empezar

  • Disponible en todos los planes. Un miembro del equipo acotado solo ve los envíos de los clientes que tiene asignados; uno de solo lectura consulta, pero no reenvía ni cambia correos.
  • Los avisos desactivados y los dirigidos a clientes sin correo también quedan registrados, con el resultado No enviado o Sin llegar.
  • Entregado solo figura cuando el servidor del destinatario confirma la entrega. Los envíos anteriores a esa confirmación figuran como Enviado por correo.

Paso 1. Abrir la Bandeja

En el menú lateral, Comunicación > Bandeja. La pantalla Comunicación con clientes se abre en la vista Por cliente. El distintivo junto a Bandeja indica cuántos envíos de los últimos 30 días no llegaron.

Nota. El botón Enviar reúne Pedir documentos, Informe trimestral, Informe trimestral en lote y Documentos para clientes.

Paso 2. Revisar el alcance de cada cliente

La vista Por cliente agrupa la cartera por canal y por pendientes. Cada grupo filtra la tabla:

  1. Sin correo ni portal: clientes a los que no llega ningún envío.
  2. Con envíos sin llegar: algún envío de los últimos 30 días no llegó.
  3. Solo por el portal: sin correo; los avisos solo se ven al entrar en el portal.
  4. Con envíos sin ver: avisos publicados en el portal que el cliente no ha abierto.
  5. Con peticiones sin respuesta: peticiones de documentos pendientes.
  6. Toda la cartera.
Nota. La tabla muestra, por cliente, sus canales, el último envío y lo pendiente, con la acción que corresponde: Añadir correo o Reenviar.

Paso 3. Consultar el historial de un cliente

Pulsar una fila abre el historial del cliente: canales, último acceso al portal, petición pendiente con su plazo y todos sus envíos con su resultado. Detalle muestra cada paso del envío (preparado, enviado, entregado, visto) y Justificante de envío emite un registro con huella SHA-256 que se guarda en PDF.

Nota. El justificante es un registro interno del despacho; no es un certificado de entrega electrónica cualificada.

Paso 4. Revisar los envíos uno a uno

La vista Por envío lista los envíos con su cuadre: el total es la suma de cada resultado. Cada resultado del cuadre filtra la lista.

  1. Periodo: Últimos 30 días o Todo el registro.
  2. Buscar (arriba): cliente, NIF, asunto o correo del destinatario.
  3. Tipo, Canal (Correo y portal, Por correo, Por el portal), Enviado por (Despacho y automáticos, Del despacho, Automáticos) y fechas Desde y Hasta.
  4. Los envíos repetidos del mismo cliente, tipo y día se agrupan en una fila.

Paso 5. Reenviar lo que no llegó

Las peticiones de documentos, los informes trimestrales y el acceso al portal se reenvían desde la propia Bandeja: Reenviar petición, Reenviar informe o Reenviar acceso al portal. Con varios envíos reenviables, Reenviar los N envíos los envía a la vez; cada uno se puede desmarcar antes de confirmar.

Atención. Reenviar acceso al portal genera una contraseña nueva. Solo se ofrece a clientes que no han entrado nunca en el portal.
Nota. El resto de envíos se repite desde su módulo de origen: Abrir factura, Abrir nómina, etc.

Paso 6. Añadir o corregir el correo del cliente

Añadir correo guarda la dirección en la ficha del cliente. Si hay envíos pendientes, Guardar y reenviar los reenvía a la dirección nueva en el mismo paso.

Atención. El correo es también el usuario de acceso del cliente al portal.

Resultado

Cada envío queda con su resultado y, cuando no llegó, con la acción para reenviarlo. Los registros no se modifican ni se borran desde la pantalla.

Resultados de un envío

Resultado Significado ¿Pendiente? Qué hacer
Entregado El servidor del destinatario aceptó el correo. No —
Visto El cliente abrió el aviso en el portal. No —
Enviado por correo Aceptado por el servidor de salida, sin confirmación de entrega. No —
Sin ver en el portal Publicado en el portal y sin abrir. No Si el cliente no entra al portal: Enviar acceso al portal.
Sin llegar Cliente sin correo: no salió. Sí Añadir correo y reenviar.
No entregado Error de envío o rechazo temporal del servidor de destino (buzón lleno, adjunto rechazado). Sí Reenviar.
Rebotado Buzón inexistente, correo rechazado o dirección bloqueada. Sí Corregir el correo y reenviar.
No enviado Aviso desactivado. No Activarlo en Avisos automáticos.

Problemas frecuentes

«Sin envíos con estos filtros»
Ampliar el periodo a Todo el registro o pulsar Quitar los filtros.
Un envío esperado no aparece.
Comprobar que no hay un cliente fijado con Trabajar con este cliente ni filtros activos. Un miembro acotado solo ve los clientes asignados.
No aparece el botón de reenviar.
Ese tipo de envío se repite desde su módulo de origen, el cliente no tiene correo (primero Añadir correo) o el envío ya se reenvió.
El estado es Rebotado.
Corregir el correo con Corregir correo y reenviar.
«El registro de comunicaciones todavía no está activo»
La instalación no tiene aplicado el registro. Contactar con el soporte de CopilotGestoria.

Continuar con

Consejo
Revisar Sin correo ni portal y Con envíos sin llegar al inicio de cada semana: a esos clientes no les llega ningún aviso hasta que alguien lo corrige.
Anterior Personalizar el asistente de un cliente Siguiente Personalizar los correos y avisos a clientes

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