Contabilidad Útil

Aprobar las cuentas anuales de un cliente

4:00 Tutorial 9.36

La aprobación congela la memoria, el EFE y el ECPN, deja las cuentas visibles en el portal del cliente y habilita marcarlas como depositadas. Se revierte mientras no consten depositadas.

Antes de empezar

  • Cuentas anuales del cliente y ejercicio en estado Borrador, con el balance cuadrado: Total Activo igual a Total PN + Pasivo.
  • Acceso al área Fiscal. El usuario de solo consulta no aprueba.
  • Memoria, EFE y ECPN revisados: aprobadas, dejan de poder guardarse.

Paso 1. Abrir las cuentas en borrador

En Operaciones > Contabilidad > Cuentas Anuales, filtrar por estado Borrador (1), pulsar Filtrar y abrir la fila con Ver detalle (2).

Listado de Cuentas Anuales con el filtro de estado Borrador (1) y el icono Ver detalle de la fila (2) recuadrados.

Paso 2. Comprobar el cuadre y la franja registral

En la ficha, verificar:

  1. Total Activo (1) y Total PN + Pasivo (2) coinciden.
  2. La franja de estado registral (3) indica los defectos y avisos del depósito. Ver qué falta lleva a la pestaña Registro Mercantil.
Ficha de las cuentas con las tarjetas Total Activo (1) y Total PN + Pasivo (2) y la franja de estado registral (3).
Importante. Con el balance descuadrado la aprobación se rechaza. En el listado, la columna Registro lo señala con «Balance descuadrado».
Nota. Los defectos de la franja impiden depositar, no aprobar. Conviene corregirlos antes, con las cuentas aún editables.

Paso 3. Aprobar las cuentas

Pulsar Aprobar (1) en la cabecera de la ficha y confirmar con Cerrar las cuentas en el diálogo «Cerrar las cuentas anuales».

Cabecera de la ficha con el botón Aprobar (1) y el diálogo Aprobar cuentas anuales abierto.
Nota. La misma acción está al pie de la pestaña Registro Mercantil, con el rótulo Cerrar las cuentas para el depósito.
Nota. En una cooperativa, la pestaña y el diálogo hablan del Registro de Cooperativas.

Paso 4. Comprobar el resultado

El aviso «Cuentas anuales cerradas. La aprobación de la junta se registra aparte.» confirma la acción. El distintivo de estado pasa a Aprobadas (1) y el botón Aprobar desaparece.

Cabecera de la ficha con el distintivo Aprobadas (1) y sin el botón Aprobar.

Paso 5. Qué cambia al aprobar

Sin captura. Efectos de la aprobación:

  1. La memoria, el EFE y el ECPN dejan de poder guardarse. Recalcular EFE y Editar manualmente desaparecen.
  2. Se registran la fecha y el usuario que aprueba.
  3. Las cuentas aparecen en el portal del cliente, cuyo titular puede registrar la aprobación de la junta.
  4. En la pestaña Registro Mercantil se habilita Marcar como depositada en el Registro Mercantil.

Paso 6. Devolver las cuentas a borrador

Para corregir algo, abrir la pestaña Registro Mercantil, pulsar Devolver a borrador para editarlas (1) y confirmar con Sí, devolver a borrador.

Pestaña Registro Mercantil con el botón Devolver a borrador para editarlas (1) recuadrado.
Importante. Se borra la fecha de aprobación: hay que volver a aprobar las cuentas antes de depositarlas.
Atención. Con las cuentas depositadas no es posible. Pulsar antes Reabrir el depósito, que las deja en Aprobadas.

Resultado

Las cuentas quedan en estado Aprobadas, congeladas y visibles en el portal del cliente. El paso siguiente es la fecha de la junta y el depósito en la pestaña Registro Mercantil: fichero, certificación del acuerdo y registro del envío.

Problemas frecuentes

«No se pueden aprobar unas Cuentas Anuales con el balance descuadrado: Activo X frente a Patrimonio Neto + Pasivo Y (diferencia de Z). …»
Revisar y contabilizar los asientos del ejercicio, eliminar las cuentas en borrador y generarlas de nuevo.
«Estas Cuentas Anuales ya estaban aprobadas.»
La aprobación ya se hizo, quizá desde otra pestaña o por otro usuario. Recargar la ficha.
«El rol de solo lectura no permite esta acción.»
El usuario solo consulta. La aprobación corresponde a un usuario con permiso de edición en el área Fiscal.
«No tiene acceso a este cliente.»
El miembro del equipo no tiene asignado ese cliente. Pedir la asignación al titular.
«Estas Cuentas Anuales constan como depositadas. Reabrir antes el depósito y después devolverlas a borrador.»
Pulsar Reabrir el depósito y, después, Devolver a borrador para editarlas.
No aparece el botón Aprobar.
Las cuentas ya están aprobadas o depositadas. El botón solo existe en estado Borrador.

Continuar con

Consejo
Corregir los defectos de la franja de estado registral antes de aprobar, con las cuentas aún editables.
Anterior Aplicar el resultado del ejercicio y abrir el siguiente Siguiente Comprobar el Balance de Sumas y Saldos

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